Op locatie: van analyse tot uitvoering
Orders die doorlopen. Minder administratieve wrijving.
Bij groothandels en distributeurs gaat een order door email, klantprijzen, productreferenties en meerdere systemen voordat deze verwerkt kan worden. We verbeteren die werkstroom met je team, koppelen bestaande tools en voegen automatisering of maatwerksoftware toe waar nuttig.
We beginnen met je huidige processen, systemen en beperkingen. Na de analyse spreken we de scope af.
Illustratie van de voorgestelde werkwijze.
Waar operationele tijd verloren gaat
Orders opnieuw invoeren
Orders uit email en spreadsheets moeten gekoppeld worden aan artikelen, eenheden en klantafspraken.
Versnipperde informatie
Verkoop wisselt tussen prijslijsten, voorraadexports en het ERP om één klant te helpen.
Uitzonderingen in inboxen
Een onbekend artikel, afwijkende prijs of gewijzigde levering is lastig over te dragen aan een collega.
Van het echte werk naar een bruikbare verbetering
Bekijken op locatie
Volg het echte werk met operations, administratie en de relevante systeembeheerders.
Het verbeterplan afspreken
Kies een zinvolle eerste scope, controles en criteria om de verwachte voordelen te beoordelen.
Uitvoeren en koppelen
Verbeter het proces en configureer, integreer of bouw de benodigde tools.
Testen en gebruiken
Test representatieve situaties, train het team en bekijk resultaten en gebruikskosten.
Verbeteringen die we kunnen uitvoeren
- Gecontroleerde orderinvoer voor de afgesproken documentformaten en klantreferenties.
- Een gedeelde orderwerkplek met statussen, ontbrekende informatie en te beoordelen regels.
- Beschikbare koppelingen met ERP, voorraadtools of catalogus, zonder een tweede gegevensbron te maken.
- Duidelijke overdrachten tussen verkoopadministratie, orderverwerking en voorbereiding van facturatie.
Wat onder jouw controle blijft
- Bestaande software blijft de afgesproken bron van de gegevens.
- Je team keurt bedrijfsregels, toegang en gevoelige acties goed.
- Uitzonderingen zijn zichtbaar en hebben een duidelijke route voor menselijke controle.
Illustratieve werkwijze, geen klantcase
Een klantorder met eigen artikelcodes
Illustratief voorbeeld: een klant stuurt een spreadsheet met eigen artikelcodes en verpakkingseenheden. De voorgestelde werkstroom koppelt afgesproken referenties en klantvoorwaarden, markeert een onbekende regel en bereidt de goedgekeurde order voor het bestaande systeem voor. De verkoopadministratie controleert de uitzondering vóór vrijgave. Het ontwerp hangt af van beschikbare data en interfaces.
Nuttige automatisering, houdbare kosten
Het doel is een nuttige verbetering met houdbare gebruikskosten. We vergelijken proceswijzigingen, inrichting van bestaande tools, koppelingen en maatwerk voordat we de scope kiezen. AI is optioneel; gewone regels en berekeningen gebruiken reguliere software. Datavolumes, gekoppelde systemen, hosting en onderhoud bepalen mede de raming.
Vragen voordat je begint
Moeten we ons bestaande systeem vervangen?
Nee. Eerst bekijken we hoe het werk rondom bestaande tools beter kan. We controleren beschikbare interfaces en spreken af waar gegevens worden vastgelegd. Vervanging komt alleen in beeld als een concrete beperking dat rechtvaardigt.
Heeft elk project AI nodig?
Nee. Een duidelijker proces, een koppeling of een gericht scherm kan voldoende zijn. AI kan helpen bij documenten of tekst, maar we toetsen de waarde voor de taak en de gebruikskosten.
Waar beginnen we?
Met een gesprek over het werk dat vertraging of herhaalde administratie oplevert. Daarna spreken we een analyse op locatie af, voordat we prioriteiten, scope en gebruikskosten voorstellen.
Waar loopt een order vast?
Vertel hoe klantorders binnenkomen, welke systemen je gebruikt en waar controleren, opnieuw invoeren of intern navragen tijd kost. Samen met je team kunnen we een nuttige eerste verbetering bepalen.