Op locatie: van analyse tot uitvoering
Minder informatie najagen. Meer operationele grip.
Transportaanvragen, ritupdates en afleverdocumenten lopen vaak via losse inboxen en spreadsheets. We verbeteren de overdracht tussen operations en administratie en bouwen voort op je TMS en andere tools met koppelingen, automatisering of maatwerksoftware waar nodig.
We beginnen met je huidige processen, systemen en beperkingen. Na de analyse spreken we de scope af.
Illustratie van de voorgestelde werkwijze.
Waar operationele tijd verloren gaat
Aanvragen in verschillende formaten
Klantemails en bijlagen moeten worden overgenomen in de planning of het transportsysteem.
Updates steeds navragen
Operations en administratie zoeken dezelfde status in emails, telefoongesprekken en spreadsheets.
Documenten vertragen facturatie
Een ontbrekend afleverbewijs of niet-gekoppelde referentie houdt een afgeronde opdracht in de administratie tegen.
Van het echte werk naar een bruikbare verbetering
Bekijken op locatie
Volg het echte werk met operations, administratie en de relevante systeembeheerders.
Het verbeterplan afspreken
Kies een zinvolle eerste scope, controles en criteria om de verwachte voordelen te beoordelen.
Uitvoeren en koppelen
Verbeter het proces en configureer, integreer of bouw de benodigde tools.
Testen en gebruiken
Test representatieve situaties, train het team en bekijk resultaten en gebruikskosten.
Verbeteringen die we kunnen uitvoeren
- Gestructureerde ontvangst van transportaanvragen met verplichte velden en te controleren uitzonderingen.
- Een operationeel overzicht met afgesproken opdrachtstatussen en ontbrekende documenten.
- Beschikbare koppelingen met TMS, documentopslag en facturatietools.
- Afleverdocumenten koppelen, ontbrekende stukken opvolgen en gegevens voor factuurcontrole voorbereiden.
Wat onder jouw controle blijft
- Bestaande software blijft de afgesproken bron van de gegevens.
- Je team keurt bedrijfsregels, toegang en gevoelige acties goed.
- Uitzonderingen zijn zichtbaar en hebben een duidelijke route voor menselijke controle.
Illustratieve werkwijze, geen klantcase
Een afgeronde levering die nog niet gefactureerd kan worden
Illustratief voorbeeld: de opdracht is afgerond, maar het afleverbewijs zit nog in een inbox. De voorgestelde werkstroom koppelt het document aan de opdrachtreferentie, markeert ontbrekende of tegenstrijdige informatie en bereidt het dossier voor controle in het bestaande systeem voor. Je team houdt controle over inzet, tarieven en de definitieve factuurgoedkeuring.
Nuttige automatisering, houdbare kosten
Het doel is een nuttige verbetering met houdbare gebruikskosten. We vergelijken proceswijzigingen, inrichting van bestaande tools, koppelingen en maatwerk voordat we de scope kiezen. AI is optioneel; gewone regels en berekeningen gebruiken reguliere software. Datavolumes, gekoppelde systemen, hosting en onderhoud bepalen mede de raming.
Vragen voordat je begint
Moeten we ons bestaande systeem vervangen?
Nee. Eerst bekijken we hoe het werk rondom bestaande tools beter kan. We controleren beschikbare interfaces en spreken af waar gegevens worden vastgelegd. Vervanging komt alleen in beeld als een concrete beperking dat rechtvaardigt.
Heeft elk project AI nodig?
Nee. Een duidelijker proces, een koppeling of een gericht scherm kan voldoende zijn. AI kan helpen bij documenten of tekst, maar we toetsen de waarde voor de taak en de gebruikskosten.
Waar beginnen we?
Met een gesprek over het werk dat vertraging of herhaalde administratie oplevert. Daarna spreken we een analyse op locatie af, voordat we prioriteiten, scope en gebruikskosten voorstellen.
Welke overdracht zorgt voor het meeste navragen?
Beschrijf hoe aanvragen, ritupdates en afleverdocumenten nu worden verwerkt, welk TMS of andere tools je gebruikt en waar de administratie vastloopt. We kunnen een gerichte verbetering beoordelen.