Op locatie: van analyse tot uitvoering
Maak bedrijfskennis makkelijker vindbaar
Procedures, productinformatie en prijslijsten horen niet opgesloten te zitten in mappen of het geheugen van één collega. We bouwen een zoek- en antwoordproces op basis van documenten die je team mag gebruiken.
We beginnen met je huidige processen, systemen en beperkingen. Na de analyse spreken we de scope af.
Illustratie van de voorgestelde werkwijze.
Wanneer dit het onderzoeken waard is
Terugkerende vragen
Ervaren collega’s beantwoorden steeds dezelfde operationele vragen.
Tegenstrijdige versies
Mensen vinden een document zonder te weten of het nog actueel is.
Onduidelijke bronnen
Een antwoord klinkt aannemelijk maar heeft geen controleerbare verwijzing.
Hoe de werkwijze verandert
Betrouwbare bronnen kiezen
We bepalen goedgekeurde documenten, eigenaren en wie ze mag gebruiken.
Organiseren en zoeken
We bereiden bronnen voor en zoeken relevante informatie bij de vraag.
Antwoorden met verwijzingen
We tonen een antwoord met bron, of geven aan dat het bewijs ontbreekt.
Kennis bijhouden
We spreken updates, gewijzigde rechten en beoordeling van onbeantwoorde vragen af.
Wat we implementeren
- Een doorzoekbare verzameling van de afgesproken documenten.
- Een vraag-en-antwoordinterface met bronverwijzingen.
- Toegang op basis van rechten en representatieve antwoordtests.
- Een proces voor updates en vragen die menselijke hulp vragen.
Wat onder jouw controle blijft
- Documenteigenaren bepalen wat is goedgekeurd en actueel.
- Beperkte informatie blijft binnen de afgesproken toegangsregels.
- Antwoorden ondersteunen het team en vervangen geen vereist deskundig oordeel.
Illustratieve werkwijze, geen klantcase
Een antwoord uit de goedgekeurde retourprocedure
Een supportcollega vraagt hoe een beschadigd artikel moet worden behandeld. De voorgestelde assistent vindt de toepasselijke retourprocedure en verwijst naar de bron. Als de documenten dit geval niet behandelen, gaat de vraag naar een persoon in plaats van een verzonnen regel te geven.
Nuttige automatisering, houdbare kosten
Bronvoorbereiding, zoeken en actualisatie zijn minstens zo belangrijk als het model. We testen een passend model op echte vragen en beperken onnodige aanroepen. Vraagvolume, bronomvang en complexiteit van rechten bepalen de schatting van operationele kosten.
Vragen voordat je begint
Kunnen we elk antwoord vertrouwen?
Geen AI-antwoord is onfeilbaar. We testen representatieve vragen, tonen bronnen en bepalen hoe ontbrekende of tegenstrijdige informatie wordt behandeld. Gevoelige beslissingen houden passende controle.
Kunnen teams verschillende informatie zien?
We bepalen toegangsgrenzen op basis van bestaande rollen en bronnen. Die rechten worden expliciet ontworpen en getest, niet verondersteld omdat een chatbot een login heeft.
Vervangt dit ons documentsysteem?
Niet noodzakelijk. We onderzoeken of goedgekeurde documenten in hun huidige systeem kunnen blijven en hoe updates bij de assistent komen. De bron van waarheid wordt tijdens het project afgesproken.
Welke vragen komen steeds bij dezelfde collega terecht?
Vertel welke vragen terugkeren, waar de goedgekeurde antwoorden staan en wie toegang nodig heeft. We bekijken een nuttige eerste scope.