Sur le terrain : de l’analyse à la mise en œuvre
Rendez le savoir de l’entreprise plus accessible
Procédures, informations produits et tarifs ne devraient pas rester enfermés dans des dossiers ou dans la mémoire d’un collègue. Nous créons un flux de recherche et de réponse fondé sur les documents autorisés.
Nous partons de vos processus, systèmes et contraintes. Le périmètre est défini après l’analyse.
Illustration du flux proposé.
Quand ce sujet mérite d’être étudié
Les mêmes questions reviennent
Les collègues expérimentés répètent les réponses aux mêmes questions opérationnelles.
Des versions contradictoires
Les personnes trouvent un document sans savoir s’il est encore à jour.
Des sources difficiles à vérifier
Une réponse paraît plausible mais n’indique aucune référence consultable.
Comment le flux de travail évolue
Choisir les sources fiables
Identifier les documents approuvés, leurs responsables et les personnes autorisées à les utiliser.
Organiser et rechercher
Préparer les sources et retrouver les passages utiles à la question.
Répondre avec des références
Présenter la réponse et sa source, ou expliquer que les informations manquent.
Maintenir les connaissances
Définir les mises à jour, les changements de droits et le traitement des questions sans réponse.
Ce que nous mettons en place
- Une collection consultable des documents convenus.
- Une interface de questions-réponses avec références aux sources.
- Des accès adaptés aux droits et des tests de réponses représentatives.
- Un processus de mise à jour et de recours aux personnes.
Ce qui reste sous votre contrôle
- Les responsables documentaires décident de ce qui est approuvé et actuel.
- Les informations restreintes respectent les règles d’accès convenues.
- Les réponses assistent l’équipe, sans remplacer le jugement expert requis.
Flux illustratif, pas un cas client
Une réponse issue de la procédure de retour approuvée
Un collègue du support demande comment traiter un article endommagé. L’assistant proposé retrouve la procédure applicable et indique la source. Si les documents ne couvrent pas ce cas, la question passe à une personne plutôt que de produire une politique inventée.
Une automatisation utile, des coûts durables
La préparation des sources, la recherche et les mises à jour comptent autant que le modèle. Nous testons un modèle adapté sur des questions réelles et limitons les appels inutiles. Volume de questions, taille des sources et complexité des droits déterminent l’estimation des coûts.
Les questions avant de commencer
Peut-on faire confiance à chaque réponse ?
Une réponse IA n’est pas infaillible. Nous testons des questions représentatives, montrons les sources et définissons le traitement des informations absentes ou contradictoires. Les décisions sensibles gardent une vérification adaptée.
Chaque équipe peut-elle voir des informations différentes ?
Nous définissons les limites d’accès à partir de vos rôles et sources actuels. Ces droits doivent être conçus et testés explicitement, pas supposés parce qu’un chatbot dispose d’une connexion.
Faut-il remplacer notre système documentaire ?
Pas nécessairement. Nous évaluons si les documents approuvés peuvent rester dans leur système et comment leurs mises à jour arrivent à l’assistant. La source de référence est définie pendant le projet.
Quelles questions reviennent toujours au même collègue ?
Dites-nous quelles questions se répètent, où se trouvent les réponses approuvées et qui doit y accéder. Nous définirons un premier périmètre utile.