Sur le terrain : de l’analyse à la mise en œuvre
Automatisez le traitement des commandes et factures
Évitez de recopier les mêmes informations des emails et PDF dans votre ERP. Nous construisons un flux contrôlé autour de vos documents, de vos règles métier et de vos systèmes existants.
Nous partons de vos processus, systèmes et contraintes. Le périmètre est défini après l’analyse.
Illustration du flux proposé.
Quand ce sujet mérite d’être étudié
Des saisies répétées
Votre équipe ressaisit les factures fournisseurs ou les commandes clients, puis vérifie les mêmes informations.
Des exceptions dispersées
Références manquantes, prix incohérents et doublons se perdent dans les échanges par email.
Des files qui s’allongent
Les périodes chargées créent une pile de documents à traiter plutôt que du travail utile.
Comment le flux de travail évolue
Collecter
Définir la boîte email, le dépôt ou la source documentaire qui alimentera le flux.
Extraire et contrôler
Lire les champs, puis vérifier références, totaux et données obligatoires selon les règles convenues.
Résoudre les exceptions
Adresser les documents incertains à une personne, avec la source et le motif du contrôle.
Saisir et tracer
Transmettre les données approuvées par l’interface ERP disponible et enregistrer le traitement.
Ce que nous mettons en place
- Un flux de réception et d’extraction documentaire.
- Des contrôles et une détection des doublons adaptés au processus.
- Une file d’exceptions avec le document d’origine.
- Une intégration ERP ou un circuit d’import/export convenu.
Ce qui reste sous votre contrôle
- Votre équipe définit les exceptions qui nécessitent une validation.
- Les droits limitent les données consultables et modifiables.
- Les contrôles et l’état de traitement restent visibles.
Flux illustratif, pas un cas client
D’un PDF fournisseur à une saisie ERP contrôlée
Un distributeur reçoit une facture fournisseur par email. Le flux cible extrait les références et les lignes, les compare aux données fournisseur et commande convenues, puis prépare la saisie ERP. Une référence incohérente passe à l’équipe au lieu d’être enregistrée silencieusement.
Une automatisation utile, des coûts durables
Nous utilisons des règles métier pour les contrôles et l’IA lorsque l’interprétation du document apporte une valeur réelle. Les coûts dépendent du volume, des formats, du stockage et des exceptions. Nous définissons ces facteurs avant la mise en œuvre, sans choisir un modèle coûteux pour chaque étape.
Les questions avant de commencer
Cela peut-il fonctionner avec notre ERP ?
Nous vérifions d’abord les API, les formats d’import et les droits disponibles. Si une connexion directe n’est pas adaptée, nous étudions un import ou une saisie assistée avant de définir le périmètre.
Les personnes vérifient-elles encore les factures ?
Oui, lorsque les règles convenues l’exigent. Extraction incertaine, incohérences et opérations nécessitant une validation passent aux personnes. Automatiser ne signifie pas accepter chaque document sans contrôle.
Que faut-il pour étudier le processus ?
Les sources documentaires, le nom de l’ERP, le volume approximatif et les exceptions fréquentes. Commencez par décrire le processus ; nous convenons ensuite d’un moyen adapté pour traiter des exemples de documents.
Où vos documents restent-ils bloqués ?
Dites-nous où ils arrivent, dans quel système ils doivent entrer et ce que votre équipe corrige régulièrement. Nous identifierons un premier flux utile à étudier.